LTG
Steuerberatungsgesellschaft
 Digitales Belegbuchen – die Buchführung der Zukunft

 Das Thema Digitalisierung spielt zur Stunde eine immer wichtigere Rolle.

 

  Wurden bisher die Belege im Unternehmen gesammelt, geordnet und aufbereitet, um sie nach Ablauf des Monats oder des Quartals in einem Ordner an den Steuerberater zu geben, so könnten diese Schritte nun gänzlich entfallen. Beim digitalen Belegbuchen werden die  Belege vom Unternehmen gescannt und an ein Rechenzentrum übermittelt, in welchem die Digitalisierung und Speicherung erfolgt. Alternativ steht auch die Methode der Übermittlung durch Fax zur Verfügung. Der sogenannte Pendelordner gehört damit der Vergangenheit an und die Originalbelege verbleiben im Unternehmen. Schon allein der Zeitaufwand für den Belegaustausch zwischen Mandant und Steuerberater stellt abwendbare Kosten dar, das digitale Belegbuchen führt zu wertvoller Zeitersparnis.
Der Steuerberater hat Zugriff auf das Rechenzentrum und kann sich die Belege dort regelmäßig abholen, um diese in sein System einzuspielen und zu verbuchen. Im Zuge dessen werden Buchungssatz und Beleg fest miteinander verknüpft und gleichzeitig archiviert. Der Vorteil der Archivierung ist, dass die Belege aus Vorjahren für eine Betriebsprüfung vorgehalten werden können, langes Belegsuchen auf dem Speicher oder im Keller und das Risiko des Belegverlustes entfallen.
Da zu jeder Rechnung ein entsprechender Zahlungseingang oder -ausgang gehört, hilft hier der Kontoauszugsmanager weiter. Das Kreditinstitut des Mandanten kann die Bankbewegungen ebenfalls an das Rechenzentrum übermitteln, wo der Steuerberater diese abrufen und verbuchen kann. Der Unternehmer muss die Kontoauszüge nicht mehr aus dem Haus geben.

 

Mit dieser neuartigen Form der Buchführung ist es dem Steuerberater möglich, turnusmäßig die Verbuchung der laufenden Geschäftsprozesse vorzunehmen und regelmäßig Auskunft über das aktuelle Ergebnis seines Mandanten zu geben. Auch für den Steuerberater ist die Möglichkeit der fortlaufenden Buchhaltung über den Monat hinweg arbeitserleichternd, denn der enorme Arbeitsanfall wenige Tage vor dem Zehnten des Monats bleibt aus.
Hierdurch ist die Erstellung von aussagekräftigen und vor allem aktuellen betriebswirtschaftlichen Auswertungen durchgängig möglich. Denn eine übermittelte betriebswirtschaftliche Auswertung am Ende des darauffolgenden Monats ist für den Unternehmer oft wertlos, ebenso eine veraltete Liste der Offenen Posten.

 

Genauso wirtschaftlich verhält sich dies bei der Erstellung von Jahresabschlüssen. Es treten weniger Rückfragen an den Mandanten auf, da beinahe alle benötigten Dokumente bereits mit der Buchhaltung verknüpft, revisionssicher archiviert sind und dem Steuerberater vorliegen.
Das digitalisierte Buchen hat durchaus noch weitere Nutzungsvorteile, so beispielsweise das Erstellen einer Zahlungsvorschlagsliste des Steuerberaters für seinen Mandanten, welche nur noch bestätigt werden muss und der Zahlungsvorgang wird ausgelöst. Die genannten Vorteile sind nicht abschließend und in einer Zeit der rasanten Entwicklung von Innovationen fast wöchentlich erweiterbar. Wenn auch Sie wertvolle Zeit bei der Buchführung einsparen und vielmehr in Ihren eigentlichen Unternehmenszweck investieren wollen, dann sprechen Sie mit einem Steuerberater, der Ihnen weitere Beratung im Bereich der digitalisierten Buchführung anbieten kann.

 

Es steht eine Revolution bevor, die durch ständige Weiterentwicklung der Systeme, Beständigkeit verspricht.

 

 


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